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¿Qué es Customer Communication Management (CCM)?
Creación, control y distribución automatizada de documentos a través de múltiples canales.

Las empresas del sector energético deben enviar diariamente miles de documentos – como facturas, órdenes de servicio o contratos – de forma fiable, ya sea por correo electrónico, carta o portal web. Los procesos tradicionales suelen ser propensos a errores, poco estandarizados y difíciles de escalar.

Customer Communication Management centraliza y controla toda la comunicación con clientes de manera automatizada y basada en reglas – directamente integrado en sistemas ERP o CRM.

CONVOTIS ofrece una potente solución CCM para la generación automática de documentos, flujos de trabajo eficientes y comunicación conforme a la normativa – garantizando una experiencia óptima del cliente en el sector energético.

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Cuándo tiene sentido utilizar CCM.

Ya sea en la comercialización de energía, en la operación de redes o en el servicio al cliente – en todos aquellos ámbitos donde se generan y envían regularmente documentos con relevancia legal, Customer Communication Management despliega todo su valor.

Los casos de uso más comunes incluyen la generación de facturas, avisos SEPA, recordatorios de pago, notificaciones de ajustes de precios o cartas de cambio de tarifa – todo ello de forma automatizada, conforme a auditoría y directamente integrado en sus sistemas ERP o CRM.

Cuando su volumen de comunicación crece día a día

El aumento de las exigencias en la comunicación con clientes – por ejemplo, a través de facturación, documentos contractuales o notificaciones de incidencias – sobrepasa rápidamente los límites de los procesos manuales. Con varios miles de documentos al día, CCM garantiza flujos de trabajo estables y automatizados, así como un procesamiento escalable en todos los canales de comunicación.

Cuando su ERP y los portales ya constituyen el núcleo de su entorno de sistemas

Un sistema CCM moderno se integra directamente en infraestructuras ERP y de portales existentes – como SAP IS-U o soluciones sectoriales específicas. De este modo, los documentos pueden generarse, emitirse y archivarse de forma centralizada y basada en reglas – sin interrupciones entre sistemas y con pleno control sobre el contenido, el diseño y el canal de entrega.

Cuando necesita formatos B2B o estándares de facturación electrónica

¿Envía ZUGFeRD, XRechnung u otros documentos de eProcurement? Los sistemas CCM ofrecen soporte automatizado para formatos estandarizados dirigidos a clientes del sector energético y socios comerciales. De este modo se garantiza una comunicación interoperable y conforme a la normativa – sin interrupciones entre sistemas y con integración total en su ERP.

Cuando se requieren proyectos rápidos con un esfuerzo mínimo de implementación

CONVOTIS CCM es una solución en la nube que funciona con una pasarela de aplicaciones inteligente – ideal para las compañías de suministro que buscan una puesta en producción rápida sin proyectos de TI complejos. La solución se conecta directamente con portales o sistemas ERP (p. ej., powercloud), ofrece amplias funciones de monitorización e informes y permite una configuración flexible de plantillas.

Ventajas de nuestra solución CCM.
Por qué su implementación merece la pena para las compañías de suministro.

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Know-how tecnológico con enfoque sectorial

Nuestras soluciones no solo se basan en tecnología líder, sino que están diseñadas específicamente para los requisitos de la industria energética. Aportamos un profundo conocimiento del sector y una amplia experiencia en el ámbito de las utilities.

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Estructura y contenido claramente separados – para máxima eficiencia

El área de TI y los departamentos de negocio trabajan de forma independiente: mientras los expertos controlan la estructura, el área de negocio gestiona los contenidos de manera autónoma – lo que permite mayor agilidad y plazos de implementación más cortos.

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Componentes centrales, fácilmente distribuidos

Desarrollado una vez, utilizado múltiples veces: las modificaciones derivadas de requisitos regulatorios o de nuevas funcionalidades pueden implementarse de forma centralizada y desplegarse en todos los sistemas – de manera eficiente, segura y preparada para el futuro.

Cómo le apoyamos.
CCM para su comunicación.

Nuestros servicios de CCM cubren todo el ciclo de vida de su comunicación con clientes – desde el análisis y la integración hasta la operación de procesos de envío multicanal.

Análisis y estrategia de CCM

Analizamos los procesos de comunicación existentes, los sistemas de TI y los canales de envío, y desarrollamos una arquitectura objetivo individualizada para su CCM. En este proceso, tenemos en cuenta los requisitos regulatorios, los entornos ERP/portal existentes y los distintos tipos de documentos – desde la facturación del consumo hasta la correspondencia con los clientes.

Implementación e integración

Llevamos a cabo la solución técnica y la integramos sin interrupciones en sus sistemas de ERP, facturación o portales – como SAP IS-U o powercloud. Nos aseguramos de que los flujos de datos se ejecuten de forma controlada, que las plantillas puedan completarse dinámicamente y que todos los módulos funcionen en perfecta sintonía.

Procesos de salida multicanal

Configuramos y gestionamos todos los canales de envío – ya sea portal, impresión, correo electrónico, ePost o De-Mail. También se contempla el envío físico con ensobrado y optimización de franqueo. De este modo, usted llega a sus clientes de forma fiable y conforme a la normativa a través del canal de comunicación deseado.

Lógica documental y reglas de negocio

Definimos todo el proceso de generación de documentos: desde plantillas y bloques de texto hasta reglas de negocio complejas. Los contenidos se crean automáticamente en función del caso empresarial – incluyendo marcadores dinámicos, condiciones y salida multilingüe.

Cumplimiento normativo y conformidad con el RGPD

Garantizamos procesos conformes a la normativa de protección de datos – incluyendo transmisión segura de la información, control de accesos y trazabilidad a prueba de auditorías. Su solución CCM cumple todos los requisitos regulatorios y puede auditarse en su totalidad.

Operación y soporte

Nos encargamos de la operación técnica de su plataforma CCM en centros de datos certificados en Alemania. Nuestro equipo de soporte garantiza un funcionamiento sin interrupciones – incluyendo monitorización, mantenimiento y asistencia técnica.

Modelos de servicio flexibles

Asumimos subprocesos definidos o la gestión completa de Customer Communication Management – de forma temporal (por ejemplo, como sustitución durante vacaciones) o permanente. Gestionamos de manera fiable y eficiente tareas operativas como el mantenimiento de reglas, pruebas y salida multicanal dentro de un modelo BPO.

CCM para empresas de suministro.
Más potencia para su comunicación con clientes.

Le acompañamos en la digitalización de la gestión de su comunicación con clientes – con un enfoque CCM innovador, flexible y preparado para el futuro.

Ya sea electricidad, gas, agua o calefacción: con CONVOTIS diseñará una comunicación eficiente, conforme a la normativa y centrada en el cliente.

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Compañías energéticas que confían en CONVOTIS

HSG
Elli
Prokon
e.optimum
LeineEnergie
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Elli
Prokon
e.optimum
LeineEnergie
 

El próximo paso comienza aquí.
Optimice su comunicación con clientes – estructurada, digital y automatizada.

¿Desea automatizar su comunicación con clientes, garantizar el cumplimiento normativo e integrarla directamente en sus sistemas ERP y portales? Comencemos con una breve conversación para comprender mejor sus necesidades. Con esta base, elaboramos un concepto CCM a medida – y le acompañamos desde la planificación hasta el go-live. 


Solo tiene que rellenar el formulario – nos pondremos en contacto con usted a la mayor brevedad.

FAQ

Lo que más preocupa a las empresas al implementar CCM. Estas son las preguntas que encontramos con mayor frecuencia en proyectos de automatización y optimización de la comunicación con clientes basada en documentos.

¿Qué es Customer Communication Management y para qué se utiliza?

Customer Communication Management (CCM) se refiere a la creación, gestión y entrega de documentos críticos para el negocio mediante software – como facturas, información contractual o recordatorios de pago. Los contenidos se generan automáticamente a partir de sistemas ERP o CRM y se entregan a los clientes a través de canales digitales o físicos.

¿Cómo funciona la integración con ERP en una solución CCM?

Un sistema CCM moderno se integra directamente en infraestructuras ERP y de portales ya existentes. De este modo, los documentos pueden generarse, emitirse y archivarse de manera centralizada y basada en reglas – sin interrupciones entre sistemas y con control total sobre el contenido, el diseño y el canal de entrega.

¿Qué canales admite una solución CCM multicanal?

Una plataforma CCM potente admite comunicación omnicanal: portales, correo electrónico, ePost, De-Mail, impresión y envío físico. Los canales de salida se gestionan de forma centralizada – en función del tipo de documento, la preferencia del cliente o los requisitos regulatorios. También es posible un cambio flexible entre canales digitales y postales.

¿Cómo se garantizan el cumplimiento normativo y la protección de datos en una solución CCM?

Las soluciones CCM cumplen los requisitos del RGPD y de normativas sectoriales específicas. Esto incluye el procesamiento de datos cifrados, controles de acceso, archivado a prueba de auditorías y el registro completo de todos los procesos de comunicación. De este modo, se asegura en todo momento el control sobre los datos sensibles de los clientes.

¿Para qué tipo de empresas es recomendable el uso de CCM?

Customer Communication Management es especialmente útil para empresas con un alto volumen de comunicaciones, requisitos regulatorios y la necesidad de interactuar con los clientes de forma multicanal.

CONVOTIS CCM es una solución en la nube que funciona con una pasarela de aplicaciones inteligente – ideal para compañías de suministro que buscan una rápida puesta en producción sin proyectos de TI complejos. La solución se conecta directamente con portales o sistemas ERP, ofrece amplias funciones de monitorización y generación de informes, y permite una configuración flexible de plantillas.